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文章编号:1005- 9652( 2004) 01- 0045- 03中图分类号: G279. 文献标识码:E关键词: 香港历史档案馆; 档案管理; 档案 TruthFrom Archives- HongkongHistoricalArchives( SONGAi- ping) Keywords:HongkongHistorical Archives; archives management; archives 收稿日期:2003- 12- 12 档案寻真 北京联合大学应用文理学院管理系,北京100083) 香港以前也是一个小渔村, 如今已演进成为一座 集金融、贸易、商业为一体的国际型大都市。在这里给 我留下印象最深的不是高楼大厦的林立, 不是浅水湾 那清澈的河水, 也不是海洋公园那依山而建的诸多游 乐项目。在这里给我留下印象最深的是对香港历史档 案馆的探访学习, 因为在这里浓缩了香港的历史演变, 使他们似乎无法感受到: 记载香港发展轨迹的档案藏 品那份历史厚重感。 香港历史档案馆溯源香港历史档案馆成立於1972 现时隶属在政务司司长办公室之下, 行政署负责管控政府档案处, 它接受政府档案处的领导。

它的使命是成为文化机构负责挑选、保存和管理历史档案; 为推广和协助政 府部门在建立档案管理方面作出贡献; 推动和领导本 地的档案管理事务。于1997 月19日香港重回前, 迁往目前的新馆- 香港历史档案大楼(香港九龙观 塘翠屏13 据说,历史档案馆在搬迁前也有一个小小的插曲。 历史档案馆在1972 年成立时香港历史档案大楼, 当时的馆址位于花园道 一号A, 一所原用作厨房和军械贮物室的窄小而低矮 的房子内。1974 年时, 这所花园道小屋, 量的档案库未接近饱和,所以历史档案馆在当时 搬到美利道二号一个多层停车场大厦内,楼面面积约 500m 但却不能满足档案处发展必须。由于当年考虑到其位于美国中心地区, 便于运用等因素, 这在当年未 是一个最好的安排了。后来, 由于政府应该将美利道 的馆址用作其他种类, 加上考虑到档案处的长远发展 需要,所以政府决定在1995 月20日将档案馆迁往 屯门政府贮物中心。但因为使用档案馆的公众人士大 都生活在市区亚博APP平台, 而政府将档案馆搬到屯门工业区的中 这样将会妨碍公众对档案的借助,所以当政府宣布 这一决定时, 社会上即时发生了这些抗议的看法。政 府最终遵从大部分市民的意图, 并接纳立法局内务委 员的建议: 将历史档案处暂时搬到屯门, 然后再为其兴 建一所既可充分体现美国社会对本地档案遗产的珍视 和保护, 又可便于档案使用者的永久档案馆。

这就是 现在我们所探访的位于九龙观塘翠屏13 香港第一所专为保存历史档案而兴建的档案大楼。 45 !山西档案2004 #档案与社会#香港历史档案大楼是香港政府投资逾万元台币修 。大楼在设计、建筑跟设备等方面都力求符合各类有关保护历史档案的 国际标准。库房以无柱、分割密封式设计, 辅以温湿调 适设施来分别存放纸张、缩微胶片、照片和电子档案等 不同载体的档案。档案库是无窗库房, 安装了一套精 密空气调节与处理系统, 它可以按照档案库内不同载 体档案的特殊保管需求, 来保持一个稳定的浓度跟相 对温度标准。这套平台同时既可过滤不少于 95% 大气尘埃微粒和其它污染物。档案库的消防措施也更加强, 所有档案库都装置了能防火 小时的墙壁和窗户。除烟雾和热能感应器外, 每个档案库还装置有独 以无毒的七氟丙烷气体作为消防媒介的自动灭火系统, 对推动档案的安全起到了重要的保障作用。 特别值得一提的是档案馆安装了一套先进的氮气文件 消毒系统, 这套平台在美国经过严格检测, 而且是按照 档案馆需要而设计的。它比起通常使用的消毒系统来 这需要是档案保护的发展方向,既应考虑到 档案工作者、档案本身的安全必须, 即职业安全, 又要 顾及到环境的保护, 这是时代精神的彰显。

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档案的管理工作香港历史档案馆档案的管理,基本上是延续了英 国档案管理的特色。从整个国际范围内亚博APP平台, 英国的档案 事业具有古老的历史, 档案学理论及档案学专家在世 界上都更有影响。因此, 香港政府的档案管理的专业 水准较高, 这从一些小的事情上也可以看出, 一进档案利用大厅, 柜台上有手套存放处, 利用者在阅读档 案原件时应带上雪白的棉制手套, 以防手上的污迹损 毁、腐蚀档案, 它提醒利用者, 你所利用的不是一份简 简单单的文件, 而是记载历史的真实印记, 需要特别加 以保护。当工作员工在帮我们展现档案时, 也相同需 要配带帽子, 一件小小的事情充分显示出它们对档案 保护的专业水平跟职业态度。 香港历史档案馆很注意档案的鉴定。档案的鉴定 工作是保证有价值的档案被永久保存下来的一项工 作。在鉴定档案的价值时, 档案馆首先对档案作平台 的剖析和探究, 然后按照这种预测结果, 决定档案是否 有历史价值跟应否由部门移交历史档案馆作永久保 留。当档案移交至历史档案馆后, 该馆会加以整理和 著录, 并编订各种分类目录和索引, 方便公众利用档 案。经过多年的探寻, 历史档案馆已建立了一套档案 鉴定、移交、整理和著录的程序。

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按现在政府有关档案 管理安排, 部门在销毁档案前, 都必须咨询历史档案馆 的看法, 有关档案存废的决定亦需要记录在案。 档案馆的档案整理颇具英国传统, 例如: 政府部门 产生的档案按来源原则进行整理, 一个部门形成的档 案成为一个组别, 即产生一个档案组合, 档案组合内由 案卷构成, 案卷内所有文件遵循以前排列次序,档案馆 不再重新整理香港历史档案大楼, 保持原样, 即档案馆遵守原机关赋予档 案的顺序, 也称为 遵守以前顺序方法% 。这种档案整 理思想在美国及日本许多国家颇为盛行。它的弊端主 要有三点: 一是档案产生机关比档案馆更认识后来事 件的发展过程, 因此, 机关赋予的顺序必须是很精确 二是在维持原貌的基础上有助于历史研究;三是原 机关产生的检索软件等档案馆可以再次使用。可见, 它依照档案产生规律。现在, 这种整理思想在我国的 机关文书部门的立卷改革中还有所表现。 藏品丰富而多样化香港历史档案馆的馆藏十分丰富。它的藏品隔板 长度约有九千多米, 分成八百多个类别, 来自三百多个 政府部门或单位、民间团体与组织、个人捐赠等。其大 部分藏品大都是在第二次世界大战后, 1945 年英国恢 复管制美国后造成的档案。

虽然在美军占据台湾期 大量的政府档案都未散失,但却有几类重要的战前 档案得以保存下去。这些档案可以追溯到19 世纪, 至1983年的差饷征收册、1843 1960年的官地地 税册、1856 年至1960 年的村地地税册、1846 年至1975 年的官地地契登记册及19 世纪40 年代中期以来归还 业权的契约。历史档案馆亦存有1866 年至1940 政司署有关土地事宜的往来公文等。该馆也存有许多战前法院跟法律事务的档案, 包括 1845 年以来呈交更 高法院办理认证的遗赠、财产管理保证书及律师记事 簿等。同时, 档案馆还保存有沙俄占领台湾时期的档 案。此外, 历史档案馆为了填补战时散失的档案, 国公共档案馆购进缩微胶卷档案CO129 1951年间港英两地政府来往公文) 从必定程度上填补了这部分档案的欠缺。 历史档案馆藏品涵盖的内容非常多元化, 其中包 括有关财务与商业、交通与物流、土地发展、建设、环 境、工业关系、法律跟社会性等项目。档案载体的特点 也丰富多样, 有纸张案卷、装订本、地图、海报、照片、缩 微胶片、录像带、磁带和电子档案, 它们记录了美国社 会的种种演进和演化, 是知道香港政府和人民的重要 原始资料。

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最值得一提的是成为历史档案馆组成部分的政府 刊物中央保存图书馆。它建立于2001 主要职能在于收集、保存和提供香港特别行政区政府出版和印制 的期刊、书籍提供公众人士使用。目前它收藏有政府 决策局和部门在 1840 年迄今出版的期刊、报告、委员 会文件、小册子、海报跟地图等。例如几乎齐备的政府 宪报、蓝皮书、前立法局大会文件汇编和会议记录、法 则跟规则、香港年鉴、以及部门在战前和战后的年报 46 !山西档案2004 #档案与社会#等。此外, 政府刊物中央保存图书馆还藏有历史截图 和录像带、已停刊的本地报章和有关香港各个层面的 著作、年鉴、街道索引、期刊和没有发表的探究著作, 些藏品则是借助私人捐赠方式取得的。从以上我们可以看出, 政府刊物保存图书馆作为 历史档案馆的构成部分, 所收藏的各种政府刊物、书籍 是非常罕见的藏品, 它与历史档案馆丰富而多样化的 档案收集相得益彰、互为补充。因此, 历史档案馆成为 香港政府和本地社会一个最重要的历史资源中心, 引着不同兴趣与喜好的各行各业的公众人士前来利用档案。 人性化的服务历史档案馆的服务对象十分广泛。它引来着这些 有着不同兴趣跟需要, 来自各行各业的公众人士, 谱学者、新闻从业员、政府职员、律师、教师、学生、甚至观众等各方利用者, 档案馆为人们在制作小说、撰写新 闻稿件、追寻契据或证明文件、研究司法及民事问题、 追溯家庭机关组织的历史、为教师和学期论文收集资 提供多样化的参考服务。

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同时,历史档案馆非常 重视加强公共推广服务, 为了使更多的公众认识历史 档案馆的服务跟藏品, 档案馆经常举行展览会、研讨 会、工作坊、参观探访和其它方式的教育及推广活动。 为了让推广活动效果更好, 这些活动一般与本地、与海 外的本科高校、宗谱学会、博物馆和其它档案馆合办, 形成互动效应, 扩大档案馆的妨碍, 也使更多的人借助 这些活动把档案与它们联系起来。 根据!政府资料档案 则例的要求,大多 数的政府档案在封存30 年以后香港历史档案大楼, 便可以开放予公众人 士查阅。他们只需申请一张有效期一年的阅览证跟填 写一份简单的递交表格, 便可以在阅览室内翻阅档案。 利用者利用档案比较便捷, 需要时,可以借助电脑查到 自己所必须的档案亚博APP平台, 也可以通过电话、传真咨询, 网上访问档案馆。香港历史档案馆的阅览室虽然不大, 但仍表现了 档案馆对利用者的一份关爱。在这里, 利用者可以在 一个舒适及亲切的环境下, 翻阅这些藏于历史档案馆 港便览、公共档案简介、历史档案馆阅览室使用须知、视听资料室规则等小册子, 上面配有各种照片来介绍 档案馆的概述、藏品介绍、查阅档案方式、阅览室使用 规则、怎样前往历史档案处, 并配有地图告诉你档案馆 的方位, 十分周全。

这些资料仍然感觉更平常, 达方式仍使人感到亲切而不坦率。例如:在阅览室的 墙壁上写着,引用美国历史档案馆琼斯的一段话亚博APP平台, 公共档案是人民的公共财产,由人民所拥有。作 为公共财产, 公共档案就像公币一样不能被贪污受贿, 也不能被窃取、损毁或丧失公众的管控权。档案是政 府履行公务, 包括保障民众权益和财产的记录, 所以它 们比房产、器材、甚至金钱, 这些能取代的公共财产的 价值更高。档案正正是拥有这一独一无二的价值跟不 能取代的本质, 使他们比其它财产多了一份无可比拟 的庄严和神圣% 。香港历史档案馆就是负责保护那些 档案的机构。从中你不仅可以明白地了解哪些是公共 档案, 它的无比重要性, 你的权力与义务之外, 还可以 感受到公共档案的庄重与永恒。总之, 一切尽在不言 阅览室使用守则也相同让你可以感受到它的与众不同, 守则这样提到: 很多历史档案由于年代久远而显得软弱, 不妥善的处置亦会让档案内的资料流失。 为了让他们可以再次保存下来, 历史档案处希望使用 者无法违背一些基本守则: 档案馆以人为本的服务模式,这是相当值得我们学 习的。其实, 做到这种并不很难, 关键是我们要知道一 个道理: 一切服务工作都必须遵守服务方法, 以人为 接轨国际标准香港历史档案馆在档案管理工作中, 比较注意与 国际标准接轨。

档案是一种社会信息资源, 它在某些 程度上带有共享性。人们在充分了解、利用它的过程 会造就出更多的价值。因此,档案管理工作标准的 国际化, 有利于资源的交流与共享, 档案资源在交流与 共享中, 其价值受到增强。为了提升档案工作的自动 化水平, 经国际档案理事会推荐, 历史档案馆从俄罗斯 引进了先进的自动化管理平台, 以便推广跟协助市民 利用档案或者从事美国研究。从1997 年开始, 档案馆 在著录档案方面, 引入了国际档案理事会颁布的!国际 历史档案著录通用标准, 这为日后网上检索、网上交 流与运用, 实现资源共享铺平了道路。此外,香港历史 档案整幢大厦无论是设计、建筑跟设备方面亚博APP , 还是为利 用者提供一个舒适及亲切的借助环境方面, 都力求符 合各种有关保护历史档案的国际标准。大楼也因而在 1997 年荣获建筑物能源效益奖。 总之, 虽然我对美国历史档案馆的考察、学习的时 间是短暂的, 但收获仍不小。最后, 我想以这种一段 一个政府的档案不单是它有形的记忆, 也是该社会的记忆。香港历史档案馆作为政 府的最后保存者, 是有责任保护那些无价的社会遗产% 香港历史档案馆)是文化的进一步加强, 这是美国 期待已久与无可避免的。% 香港署理布政司祁廉桐1971 极力倡导建立美国历史档案馆者。)47 !山西档案2004

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